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漯河职业技术学院会议室使用管理规定
2017-09-11 11:34   院办公室 审核人:

 漯河职业技术学院会议室使用管理规定

 

    为了进一步提高学院会议室的使用效率,保证各类会议室规范有序地运行,促进学院各项工作的顺利开展,特制定本管理规定。

第一条  会议室范围界定

1.办公楼的第一会议室、第二会议室、第三会议室(3101)会议室。

2.学院大礼堂。

第二条  会议室管理办法

1.会议室由学校办公室统一管理和调度。

2.会议室是召开各类工作会议和开展学术活动的场所,不得挪作他用。

3.会议室使用遵循先紧急性会议后一般性会议的原则,优先满足全局性会议使用。在安排中若有冲突,原则上按申请联系时间先后顺序确定。

4.会议室内设备的日常技术维护,由学校办公室专业人员实行使用,非工作人员不得擅自调试。

5.凡进入会议室的人员应自觉遵守会议室管理规定,爱护会议室内设备,禁止随意刻画、张贴、涂写;禁止挪动用室内设备,改变室内格局;禁止在会议室内吸烟;保持室内卫生,不得乱扔杂物。

6.会议室一般在会前30分钟开放,若需提前开放或调试设备、布置会场等请提前说明。只能在指定位置张贴横幅, 摆放会务用品,不可破坏墙面和相关设备。

7.会务工作及会场布置,学校办公室可提供相关咨询和服务,所产生费用由会议承办单位负担。

8.按照“谁使用谁负责”的原则,会议承办单位需派专人负责协调、管理会议相关事宜。

第三条  会议室借用程序

1.各部门借用会议室须提前13天向学校办公室预约,并办理相关借用手续。

2.使用部门需填写“会议室使用申请表”,凭“会议室使用通知单”与会议室相关管理人员联系。

3.超过100人的大型会议,须到保卫处备案,落实治安、消防等突发事件的安全措施。

 

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